La inteligencia artificial (IA) está transformando la manera en que las empresas operan, ofreciendo soluciones que mejoran la eficiencia, optimizan recursos y elevan la experiencia del cliente. Sin embargo, la implementación de IA no es simplemente una cuestión de adoptar tecnología, requiere una planificación estratégica que garantice el éxito del proyecto y el máximo aprovechamiento de sus beneficios.

En este contexto, herramientas como el business case y el caso de uso en Inteligencia Artificial ( en el contexto que lo veremos hoy) juegan un papel crucial. Un business case permite justificar la inversión en IA al proporcionar un análisis detallado de los costos, beneficios y riesgos asociados al proyecto. Por su parte, el caso de uso ayuda a definir cómo se aplicará la IA en situaciones específicas, asegurando que se alinee con los objetivos empresariales y satisfaga las necesidades de los usuarios.

Ya sea una pequeña empresa buscando automatizar procesos repetitivos o una gran corporación interesada en analizar datos masivos, el enfoque estructurado que ofrecen el business case y el caso de uso asegura que la IA no solo sea una herramienta más, sino un motor estratégico para el crecimiento. Este artículo explorará las diferencias entre estas dos herramientas y culminará con un ejemplo práctico aplicable a empresas de cualquier tamaño que desean aprovechar el potencial de la IA.

¿Qué es un Business Case?

Un business case es un análisis estratégico que justifica la realización de un proyecto o inversión desde una perspectiva empresarial. Su objetivo principal es responder a preguntas clave como:

• ¿Por qué deberíamos hacer esto?
• ¿Qué beneficios obtendremos?
• ¿Cuál será el retorno de la inversión (ROI)?

Este documento, dirigido a los tomadores de decisiones, incluye información sobre los costos, beneficios, riesgos y viabilidad del proyecto. En esencia, es una herramienta para determinar si el proyecto tiene sentido desde un punto de vista estratégico y financiero.

¿Qué es un Caso de Uso?

Un caso de uso, por otro lado, se centra en el nivel técnico y funcional de un proyecto. Su propósito es describir cómo un usuario (o actor) interactúa con un sistema o solución para alcanzar un objetivo específico. Este documento detalla los flujos de interacción, escenarios alternativos y resultados esperados, y está diseñado para guiar a los equipos técnicos y creativos en la implementación del proyecto. Veíamos un ejemplo en un artículo anterior  de nombre «Caso de Uso en Inteligencia Artificial en una PYME del sector turístico»

Diferencias Clave entre Business Case y Caso de Uso

La siguiente tabla resume las principales diferencias entre ambas herramientas:

Relación entre Business Case y Caso de Uso

Aunque cumplen propósitos distintos, el business case y el caso de uso están estrechamente relacionados. El business case generalmente se desarrolla primero, ya que su objetivo es determinar si un proyecto merece la pena. Una vez que se aprueba el proyecto, el caso de uso toma el relevo para detallar cómo se implementará la solución propuesta.

Ejemplo Práctico: Business Case y Caso de Uso en Inteligencia Artificial en la Implementación de un Sistema de Inventarios Automatizado

A continuación, desarrollaremos un ejemplo práctico que combina un business case y un caso de uso en el contexto de la implementación de un sistema de inventarios automatizado, útil tanto para pequeñas como grandes empresas.

Business Case: Justificación del Sistema de Inventarios Automatizado

1. Problema Identificado:
   • Una empresa minorista enfrenta constantes problemas de desabastecimiento y exceso de inventario. Esto genera pérdida de ventas y costos innecesarios en almacenamiento.
2. Objetivo del Proyecto:
   • Implementar un sistema automatizado de gestión de inventarios para optimizar los niveles de stock, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente.
3. Beneficios Esperados:
   • Eficiencia: Reducción de un 20% en los costos de almacenamiento mediante una gestión óptima del inventario.
   • Productividad: Automatización de tareas repetitivas, liberando tiempo para que los empleados se concentren en actividades de mayor valor.
   • Mejor experiencia del cliente: Disminución de desabastecimientos, aumentando la fidelización de clientes.
4. Costos Estimados:
   • Inversión inicial: 14.000 € para la implementación del software y capacitación del personal.
   • Mantenimiento anual: 1.800 €.
5. Análisis de Retorno de la Inversión (ROI):
   • Incremento de ingresos anuales proyectado: 46.000€ debido a una mayor disponibilidad de productos.
   • ROI estimado: Recuperación de la inversión en 4 meses.
6. Riesgos Potenciales:
   • Resistencia del personal al cambio.
   • Problemas técnicos durante la implementación.

Caso de Uso: Gestión de Inventarios en el Nuevo Sistema

1. Actor Principal:
   • Gerente de Inventarios.
2. Escenario Principal:
   • El gerente utiliza el sistema para recibir alertas automáticas sobre niveles de stock bajo y generar pedidos a proveedores en tiempo real.
3. Flujo de Interacciones:
   1. El sistema monitorea automáticamente los niveles de inventario en tiempo real.
   2. Cuando un producto alcanza el nivel mínimo establecido, el sistema envía una notificación al gerente.
   3. El gerente revisa la alerta y confirma el pedido directamente en el sistema.
   4. El sistema envía la orden al proveedor y actualiza el inventario proyectado.
4. Escenarios Alternativos:
   • Si el proveedor no está disponible, el sistema sugiere alternativas basándose en un historial de datos.
5. Resultados Esperados:
   • Los niveles de inventario se mantienen óptimos, se reduce el desperdicio y se eliminan problemas de desabastecimiento.

Conclusión al desarrollo de Business Case y Caso de Uso en Inteligencia Artificial

El business case y el caso de uso son herramientas complementarias que, juntas, garantizan una transición fluida desde la justificación estratégica de un proyecto hasta su implementación práctica. El desarrollo del business case proporciona la base para tomar decisiones informadas, mientras que el caso de uso detalla cómo se llevará a cabo el proyecto en la práctica. Este enfoque estructurado puede aplicarse tanto a empresas pequeñas como grandes, asegurando que los recursos se utilicen de manera efectiva para alcanzar los objetivos organizacionales.